Come creare un organigramma complesso con Excel



Per rappresentare graficamente l’organigramma di una azienda dove lavorano varie figure professionali, l’area di influenza e i rapporti gerarchici ed evidenziare la posizione di ogni risorsa mediante l’uso di forme geometriche collegate tra loro a cascata, Office 2007 ha un comodissimo strumento che consente di elaborare organigrammi professionali, utili e pronti all’uso.

Nel menù di excel nella scheda Inserisci si trova SmartArt, questo elemento evidenzia una collezione di grafici preimpostati, fra i quali è presente la categoria Gerarchie, in cui sono tenuti sette modelli diversi di grafici gerarchici, da riempire a proprio piacimento, questo strumento è presente anche in Word 2007, ma per realizzare un organigramma di grosse dimensioni è da preferire Excel, il grafico potrà essere consultato e stampato utilizando un plotter (un dispositivo grafico che stampa grafici o disegni) nel caso che il foglio necessario sia più grande del formato A3 o si può salvare creando un file pdf.

Si va su Inserisci poi nel menù illustrazioni ed infine SmartArt, a questo punto clicchiamo su Gerarchico e poi selezioniamo sul riquadro di destra organigramma e diamo l’ok. Clicchiamo sul primo rigo della finestra Digitare qui il testo e scriviamo il primo nome seguito dalla carica che occupa in azienda, si possono inserire forme sotto o disopra una posizione, inserire un Assistente, cioè una figura orizzontale nell’organigramma.

Per aggiungere una forma selezioniamo la forma che sta al livello scelto e clicchiamo su Aggiungi forma, dal menù crea elemento grafico, selezioniamo aggiungi forma, per inserire la forma di fianco a quella selezionata prima. Inseriamo un ulteriore livello a quello esistente, selezioniamo una delle forme presenti nell’ultimo livello dalla quale la risorsa dipenderà, clicchiamo sul pulsante Aggiungi forma dal menù Crea elemento grafico della scheda Progettazione e selezioniamo Aggiungi forma sotto.

Per aggiungere una risorsa, tipo un assistente che non dipende dalla funzione, ma da assistente alla stessa funzione, selezioniamola e clicchiamo su Aggiungi forma nel menù Crea elemento grafico della scheda Progettazione, premiamo poi Aggiungi assistente. Se dobbiamo spostare di livello una risorsa possiamo utilizzare un’apposita funzione, selezioniamo con il mouse la forma che si intende trasferire e successivamente clicchiamo si Alza di livello o Abbassa di livello, le due voci sono presenti nel menù Crea elemento grafico della scheda Progettazione.

Ogni forma inserita nell’organigramma può essere modificata a piacimento cliccandoci con il tasto destro del mouse e selezionando Formato forma, possiamo utilizzare set di colori cliccando su Cambia colori dal menù Stili SmartArt della scheda Progettazione, oltre ai colori si possono cambiare gli effetti applicati alle forme, per applicare un effetto mediante l’utilizzo degli stili SmartArt, basta selezionarne uno all’interno del menù Stili SmartART, passandoci sopra con il mouse possiamo vedere l’anteprima dell’effetto.

Si può anche variare la dimensione del progetto, nella scheda Layout di Stampa selezioniamo l’orientamento orizzontale del foglio, cliccando su Orientamento, spostiamo l’organigramma trascinando con il mouse la cornice e stampiamo cliccando su Stampa, oppure salviamo in pdf cliccando sul simbol odi office e selezioniamo Salva con nome/PDF in questo caso è necessario avere installato l’add-in di Microsoft SaveASPDFandXPS, se non si possiede questo plugin lo può scaricare dal sito Microsoft.

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