I 5 migliori strumenti per il project management



Il project management, ovvero l’organizzazione e la pianificazione di un progetto, è uno dei compiti con il più alto grado di responsabilità nelle organizzazioni moderne. È usato in molti tipi di progettazioni, dalla creazione di un progetto trans mediale per un prodotto, allo sviluppo di un vero e proprio software; l’organizzazione e la comunicazione fra i componenti del team che lavorano al progetto è fondamentale, così come lo sono gli strumenti che permettono tale comunicazione.

Senza la presenza di questi strumenti, portare a termine il progetto con un risultato soddisfacente sarebbe impensabile.
Questi tools possono essere progettati specificatamente per lo scopo, o possono essere strumenti per la progettazione in generale, che hanno la possibilità di essere utilizzati per il project management.
Grazie a questi il lavoro dei project manager diventa più semplice, vedremo quali sono e come funzionano.

La pianificazione è fondamentale per la gestione di un progetto; è tutto ciò che fornisce nel dettaglio ogni aspetto del progetto stesso, che poi verrà eseguito.
Prima di tutto inquadra lo scopo, ne descrive l’approccio o la strategia usata per indirizzare il fine del progetto o gli obiettivi dello stesso.
La strategia è il nucleo della pianificazione, questa può dipendere dall’obiettivo del progetto o dai requisiti specifici del progetto stesso.
L’assegnazione delle risorse e la pianificazione delle consegne sono due componenti fondamentali nel project management, questi pianificano in ogni singolo aspetto tutte le attività coinvolte nel progetto, così come le informazioni, chi le fornisce e quando.

La tecnologia è un alleato molto importante del project management, negli ultimi dieci anni sono stati sviluppati software che aiutano la pianificazione dei progetti in maniera sostanziale, vediamo nel dettaglio i cinque migliori software nel mercato delle app.

Asana

asana

Asana è tutto ciò che ci si dovrebbe aspettare da un software di project management, la possibilità di assegnare incarichi a tutti i partecipanti al progetto, la creazione di liste e gruppi. La prima cosa che salta all’occhio nell’ultima versione di questo programma è la sua semplicità grafica. Minimale, ordinata e di facile comprensione; inoltre la possibilità di usare i comandi da tastiera è fondamentale per una navigazione semplice, immediata e per sfruttarne a pieno ogni caratteristica.

Come potete vedere, nella parte inferiore della schermata, vengono elencate le attività che possiamo compiere attraverso i comandi da tastiera; la grafica di Asana è su scala di grigi, questa particolare interfaccia ci comunica professionalità e serietà. L’assenza di colori sgargianti ed eccessi grafici costituiscono un ulteriore motivo per apprezzare questo software.

Tuttavia, bisogna considerare il fatto che si tratta di un freeware, di conseguenza non parliamo di un programma complesso, ciò lo rende meno utilizzato nelle grandi aziende, ma rimane sicuramente una delle app più utili nello sviluppo e nella gestione di progetti minori.

Microsoft OneNote

Questa è una delle applicazioni più utilizzate e più professionali nel suo genere. Dagli analisti nelle aziende, ai blogger, a qualsiasi altra figura professionale. L’interfaccia della versione 2013 è stata completamente rivisitata con il design Microsoft di ultima generazione; si sincronizza all’account della casa madre, così da non perdere alcun dato solamente attraverso l’accesso al proprio cloud.

È ideato come una versione digitale di un notebook, la divisione in pagine, tags e categorie insieme al design moderno e intuitivo, lo rendono uno strumento eccellente nel campo del project management.
Il punto debole di questo software è costituito dalle versioni mobile, che presentano ancora diverse lacune.

Evernote

Evernote è senza dubbio il programma più utilizzato dagli utenti per la gestione dei progetti e dei documenti. Può archiviare migliaia di appunti, in ogni formato, compreso quello jpg, così da poter aggiungere al proprio archivio anche gli appunti scritti a penna.

Questa notevole capacità di archiviazione è resa ancora più interessante dalla possibilità di visualizzare i propri documenti su qualsiasi dispositivo con connessione a internet. Disponibile sia per android che ios, Evernote dispone di una barra di ricerca attraverso la quale si può risalire ad ogni dato inserito nel software.

È disponibile anche la versione premium, grazie alla quale si può accedere ai propri documenti anche offline. Grazie alle sue molteplici funzioni, questa applicazione permette di tenere sempre a portata di mano migliaia di file.

Trello

trello

Trello è un’app molto semplice, consigliata per piccoli progetti, utile e anche divertente. Favorisce la comunicazione nel project management, dividendo in gruppi i partecipanti al progetto, assegnando compiti, con la possibilità di aggiornare il proprio status sullo sviluppo della propria area di competenza.

La semplicità grafica, nella divisione in colonne dei gruppi e dei task di ciascun componente, lo rendono un prodotto immediato e semplice nel suo utilizzo. Gli altri partecipanti al progetto hanno la possibilità di commentare gli status ed effettuare comunicazioni importanti in tempo reale al resto del team. Utilizzando il drag and drop e grazie alla sua interfaccia di facile comprensione è un programma molto utile nella realizzazione di progetti minori.

Azendoo

azendoo

Azendoo è senza dubbio graficamente il più accattivante dei software di questo genere. L’interfaccia è composta da tre colonne: sulla sinistra troviamo il menu per navigare attraverso i progetti e i messaggi; al centro il display principale e sulla destra il pannello dei dettagli a tendina.

È un ottimo servizio progettato per il lavoro di gruppo. Si possono invitare più persone a far parte del proprio workspace e creare tasks con grande facilità, assegnargli delle date di scadenza e scambiare messaggi con ogni membro del team.

Azendoo offre uno spazio di 10gb nel quale lavorare, funziona inoltre con Evernote, Google Drive, Dropbox e Box in modo da condividere il materiale con quegli account.

Cominciare con questa app è molto semplice, in quanto ci permette di fare log in con il nostro Google account, questa rapida operazione sincronizzerà tutti i nostri dati. Anche creare un workspace è un processo piuttosto semplice, attraverso quattro passi nei quali non è necessario compilare sfilze di campi, ma basterà dare un nome al nostro progetto, assegnargli la data e il gioco è fatto.

L’interfaccia è ben curata e graficamente davvero piacevole, rende semplice lavorare in sincro sui lavori complessi, condividere aggiornamenti, file e idee. Una buona app per quanto riguarda il project management e il prezzo non è inaccessibile.
Anche se il suo punto di forza rimane la vasta gamma di connessioni cloud ad altri account.

Conclusioni

Il project management sarebbe impossibile senza gli strumenti adatti. Questi strumenti non necessariamente devono essere software, possono essere anche tecniche ben pensate per gestire il proprio lavoro. D’altra parte la tecnologia ci viene incontro in questo senso, con decine e decine di programmi che si aggiornano ogni giorno, di conseguenza basta trovare quello che più ci aggrada, che ci stuzzica, nella progettazione o magari solo graficamente.
Avere degli strumenti solidi sui quali poter fare affidamento è fondamentale per la riuscita di un progetto, tutto ciò fa sì che che questo risulti piacevole, produttivo e soprattutto efficace.

E tu? Quale strumenti utilizzi per i tuoi progetti? Faccelo sapere nei commenti!

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