La stampa unione di Word



Poco usata ma molto potente per creare delle liste di distribuzione,  inviti, circolari e tutto quello che si può fare con valori contenuti in un database. In questo articolo non mi soffermerò sul particolare pulsante da selezionare o un tutorial dalla A alla Z per creare una stampa unione, basta guardare l’aiuto in linea di Word, bensì sul far conoscere questa tecnica che a volte fa risparmiare ore ed ore di lavoro.

L’idea è quella di creare un documento con delle parti costanti ed altre che invece sono variabili, infatti al posto delle parole occorre inserirci il nome del campo nell’archivio. Il database può essere qualunque collegabile tramite ODBC o addirittura può essere un altro documento di Word. Facciamo un esempio: mettiamo di avere una cantina con all’interno delle bottiglie di vino rosso aventi vari tipi di vino ( diciamo 100 ). Anno per anno devo stampare le etichette da inserire sulle bottiglie con il nome del vino, ma di annata diversa. Le opzioni sono 2, se non conosco la stampa unione creo le etichette e su ognuna inserisco il nome della bottiglia e l’anno, quindi mettiamo che ho 100 bottiglie devo scrivere 100 etichette diverse. Poi l’anno successivo devo modificare l’anno su tutte e 100. Con la stampa unione invece creo il mio database in un altro file di Word, il più semplice, ed assegno dei nomi ai campi, poi creo un solo documento con l’unica parte fissa, l’anno; al posto del nome del vino collego il database creato ed inserisco il campo “NomeVino” ad esempio; infine effettuo l’unione dei 100 ( tanti quanti sono i  valori nel database ) documenti e la stampante li stamperà tutti e 100, tutti in una volta. La differenza quindi è che con il primo approccio devo cambiare ogni anno 100 documenti, mentre con il secondo basta cambiare una data in un documento soltanto, 100 volte meno o 200 a seconda dei dati da gestire, pensate quindi al tempo di lavoro risparmiato.

Inserimento campi unione

Inserimento campi unione

Questo procedimento può essere utile per la stampa di biglietti di inviti, lettere circolari e tutto quello che rientra tra i documenti con parti fisse e dinamiche.

Procedimento semplice in Word che però fa risparmiare tempo. Se avete delle domande da farmi riguardo a questo argomento, potete visitare il mio blog.

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  • Vittorio

    Sarebbe possibile creare un documento e stampare le pagine che cambino la data automaticamente? Ossia, ho un documento che ogni giorno è lo stesso ma cambia solo la data… si può fare?

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